Tapah­tu­mat ja pro­moo­tiot Val­keassa – tie­toa tapah­tu­man jär­jes­tä­jälle

Ter­ve­tu­loa Kesä­ka­dulle! Val­kean Kesä­katu on katettu ja läm­mi­tetty noin 70 met­riä pitkä osuus Iso­ka­tua. Kesä­katu yhdis­tää Oulun neljä kes­kei­sintä kort­te­lia ja lähes 60 toi­mi­jaa saman katon alle. Kesä­katu on avoinna ympäri vuo­ro­kau­den ja kävi­jöitä on kes­ki­mää­rin 15 000 päi­vässä.

1. Yleistä vuo­krat­ta­vasta alu­eesta ja tapah­tu­man jär­jes­tä­jän vas­tuut

Tilan käyttö ja sopiminen

• Jokai­sesta tapah­tu­masta teh­dään eril­li­nen tilan­käyt­tö­so­pi­mus Kaup­pa­kes­kus Val­kean ja tapah­tu­man jär­jes­tä­jän välillä.
• Kaup­pa­kes­kus Val­kea ei salli epäeet­ti­siä, kil­pai­le­via tai aggres­sii­vi­sia myyn­ti­pro­moo­tioita tilois­saan. Val­kealla on oikeus kes­keyt­tää pro­moo­tio, mikäli se rik­koo sään­töjä.

Pidem­piai­kai­set pro­moo­tiot

• Yli vuo­ro­kau­den mit­tai­sissa pro­moo­tioissa tulee ottaa huo­mioon, että Kesä­katu on avoinna 24h vuo­ro­kau­dessa. Tässä tapauk­sessa pro­moo­tio­piste tulee pur­kaa yön ajaksi pois, ellei toi­sin sovittu.

Mai­nok­set ja julis­teet

• Roll-up teli­neet eivät ole sal­lit­tuja, jos varattu pro­mo­piste sijait­see suo­raan näy­teik­ku­noi­den edessä. Roll-up-teli­neitä saa sijoit­taa ainoas­taan pyl­väi­den eteen.
• Flye­rei­den ja esit­tei­den jako on sal­lit­tua, mutta se tulee tapah­tua vuo­kra­tulla alu­eella. Flye­rei­den jako sisään­käyn­tien lähei­syy­dessä on ehdot­to­masti kiel­letty.
• Julis­teita ei saa kiin­nit­tää Val­kean seinä‑, ikkuna– tai ovi­pin­toi­hin.

Ruoan ja juo­man val­mis­ta­mi­nen

• Kesä­ka­dulla ei saa val­mis­taa eikä läm­mit­tää ruo­kaa tai juo­maa. 
• Mikäli haluatte jär­jes­tää tapah­tu­mas­sanne tar­joi­lua, tulee se tilata Kaup­pa­kes­kus Val­kean ravin­to­la­toi­mi­joilta.

Tilan esteet­tö­myysvaa­ti­muk­set

• Kaup­pa­kes­kuk­sen ja sen liik­kei­den sisään­tulo– ja kul­ku­väy­lät on pidet­tävä kaik­kina aikoina avoi­mina. Kesä­ka­dulle on kai­kissa tapauk­sissa jätet­tävä neljä met­riä leveä tila läpi­ku­lulle. Ilman eri­tyistä lupaa tämä tila on jätet­tävä Kesä­ka­dun kes­kellä kul­ke­van kadun kes­ki­koh­taa merk­kaa­van kat­ko­vii­van molem­min puo­lin.

Tapah­tu­ma­pai­kan siis­teys

• Tapah­tu­man jär­jes­täjä on vas­tuussa tapah­tu­ma­pai­kan siis­tey­destä. Kaup­pa­kes­kus Val­kea on tar­vit­taessa oikeu­tettu las­kut­ta­maan mah­dol­li­sesta lisä­sii­vouk­sesta.

Val­kean kalus­ton käyttö

• Tapah­tu­man jär­jes­täjä on vas­tuussa Val­kealta lai­naa­mas­taan kalus­tosta. 
• Val­kealla on oikeus periä tapah­tu­man­jär­jes­tä­jältä kor­vaus kado­te­tusta tai riko­tusta tava­rasta, jos se on joh­tu­nut huo­li­mat­to­muu­desta.

Musiikki

• Voitte soit­taa musii­kin esim. puhe­li­mesta, table­tilta tai tie­to­ko­neelta, jossa on 3,5 mm audio­kaa­pe­li­lii­tin.
• Mikäli tapah­tu­massa käy­te­tään musiik­kia, tulee tapah­tu­man jär­jes­tä­jän itse huo­leh­tia ilmoi­tus ja maksu Teos­tolle / Gra­mexille.

2. Kesä­ka­dun tek­niikka ja kalusto

• Tapah­tu­maa var­ten varat­ta­vissa ole­vat kalus­teet, jotka vara­taan sopi­muk­sen teon yhtey­dessä:
  • 10 kpl tait­to­pöytä, val­koi­nen S75 x L180 x K74cm.
  • 20 kpl tuoli, musta (sel­kä­no­jal­li­nen, käsi­no­ja­ton)

Visu­aa­li­set esi­tys­ma­te­ri­aa­lit

• Kesä­ka­dun lavan ylä­puo­lella ole­van LED-näy­tön käyttö tapah­tu­man yhtey­dessä on sovit­tava aina erik­seen. LED-näy­töllä on mah­dol­lista näyt­tää esi­mer­kiksi diae­si­tys. 
• Tapah­tu­ma­jär­jes­tä­jällä on oltava oma tie­to­kone mukana tätä var­ten. Esi­tys siir­tyy näy­tölle HDMI-kaa­pe­lilla, joka kyt­ke­tään tapah­tu­man­jär­jes­tä­jän tie­to­ko­nee­seen. Tar­kis­tat­han, että tie­to­ko­nees­tasi löy­tyy HDMI-portti tai mah­dol­li­nen USB-C- tai Thun­der­bolt-adap­teri.
• Huom. tär­keää: Koneen reso­luu­tioksi tulee olla vaih­det­tuna reso­luu­tio, joka on pie­nempi kuin 1536x864, muu­ten sisältö ei näy oikein näy­töllä. Tyy­pil­li­sesti näy­tön tark­kuu­deksi voi valita esim. reso­luu­tion 1366 x 768. Näy­tön tark­kuu­den saa sää­det­tyä tie­to­ko­neen ase­tuk­sista.
• Esi­tys­ma­te­ri­aali voi olla yksi kuva tai esi­mer­kiksi power­point-esi­tys, joka hei­jas­te­taan LED-näy­tölle.
• Näyt­tö­tek­niikka on hyvä tes­tata pai­kan päällä hyvissä ajoin ennen tapah­tu­maa. Sovi tes­tausaika erik­seen Val­kean yhteys­hen­ki­lön kanssa.

Äänen­toisto tapah­tu­man aikana

• Kesä­ka­dun lavalla on käy­tössä kiin­teä äänen­toisto, jota ohja­taan table­tilla.
• Lan­gat­to­mat mik­ro­fo­nit 1–4, mak­si­mis­saan voi käyt­tää nel­jää mik­ro­fo­nia ker­ral­laan. Val­kean mikit:
  • 4 kpl lan­gat­to­mia kapu­la­mik­kejä (AKG-HT470)
  • 4 kpl head­set-mik­kejä
  • yksi nap­pi­mik­ro­foni
  • 4 kpl mik­ro­fo­nis­tän­dejä

Kesä­ka­dun lavan takana tol­passa ole­vat äänen­tois­ton liit­ti­met:

• CH5‑6: Kun halu­taan soit­taa taus­ta­musiik­kia puhelimelta/tabletilta. Kyt­kentä tapah­tuu RCA-kaa­pe­lilla.
• MIC1‑2: Mikäli esiin­ty­jällä on omat joh­dol­li­set mik­ro­fo­nit, voi­daan ne kyt­keä lavana takana ole­van pyl­vään XLR-pis­tok­kei­siin ja sää­tää table­tilla lin­joille.
• LINE IN: Mikäli tapah­tu­ma­jär­jes­tä­jällä on oma äänipöytä/mikseri mukana, voi­daan se yhdis­tää lavan kai­ut­ti­miin ja Kesä­ka­dun äänen­tois­toon.
• AUX1‑3: Kun lavalla halu­taan kyt­keä kaksi eril­listä kai­u­tinta esiin­ty­jälle. Lavan takana pyl­väässä ole­viin AUX1-AUX3 pis­tok­kei­siin kai­ut­ti­met kyt­ke­tään XLR –kaa­pe­lilla.
• Tol­pasta löy­tyy myös voi­ma­vir­ta­pis­toke sekä pis­tok­keet lava­säh­kölle. Val­kean var­tioin­ti­hen­ki­löstö aut­taa äänen­tois­to­asioissa pai­kan päällä.

3. Saa­pu­mi­nen Val­ke­aan ja Kesä­ka­dulle

Kaup­pa­kes­kus Val­kean osoite: Iso­katu 22–25, 90100 Oulu

Saa­vut­tuanne tapah­tu­ma­pai­kalle, ilmoit­ta­kaa tulos­tanne välit­tö­mästi Val­kean var­tioin­nille. Puhe­lin­nu­mero löy­tyy tilan­käyt­tö­so­pi­muk­sesta. Var­tioin­nin puhe­lin­nu­me­roa ei saa luo­vut­taa ulko­puo­li­sille. Val­kean var­tioin­ti­hen­ki­löstö aut­taa myös äänen­tois­to­asioissa pai­kan päällä. Varaat­han hyvin aikaa äänen­tois­ton tes­taa­mi­selle, sillä var­tioin­nilla voi olla pääl­lek­käi­siä teh­tä­viä, jonka vuoksi voit jou­tua odot­ta­maan.

Tava­ra­lii­kenne

• Mikäli pro­moo­tion kalus­teita on vähän, voi kalus­teet tuoda sisään kan­taen Kesä­ka­dun pää­ty­ovista. Pää­ty­ovien tuu­li­kaa­peista EI SAA kul­jet­taa lavoja tai muita rul­la­ten kul­je­tet­ta­via kuor­mia.
• Suu­rempi tava­ra­lii­kenne Kaup­pa­kes­kus Val­kean huol­to­luo­lan kautta.
  • Toi­mi­tuso­soite Uusi­katu 21 A. 
  • Ajo­neu­von mak­si­mi­mi­tat: pituus 12 m, kor­keus 4,2 m (L1-L6 lai­tu­rit). 
  • Toi­mi­tuk­set vain ennak­koon sovit­tuina aikoina sovi­tuilta las­taus­lai­tu­reilta. Sovi asiasta Val­kean kaup­pa­kes­kusas­sis­ten­tin kanssa, yhteys­tie­dot löy­dät Meistä-sivulta. 
  • Huol­to­luo­lassa ei saa pysä­köidä, eikä säi­lyt­tää mitään!

Pysä­köinti

• Suo­sit­te­lemme oma­kus­tan­teista pysä­köi­mistä, joko Kivi­sy­dä­messä tai Val­kean park­ki­hal­lissa, joista suora his­siyh­teys Kesä­ka­dulle. Kesä­katu sijait­see Iso­ka­dulla.

4. Tur­val­li­suus

• Tapah­tu­man jär­jes­tä­jän vas­tuulla on toi­mia niin, ettei kaup­pa­kes­kuk­selle, kaup­pa­kes­kuk­sen asiak­kaille tai liik­keille aiheudu tapah­tu­masta tur­val­li­suus­ris­kiä tai muuta hait­taa tai häi­riötä.
• Tapah­tu­man jär­jes­täjä vas­taa itse tapah­tu­man mah­dol­li­sesta vakuut­ta­mi­sesta.
• Kaup­pa­kes­kus Val­kea on 24h vuo­ro­kau­dessa var­tioitu alue. Val­kean var­tiointi (Reila) huo­leh­tii kaup­pa­kes­kuk­sen asiak­kai­den ja työn­te­ki­jöi­den tur­val­li­suu­desta.
• Mikäli tapah­tu­man jär­jes­täjä kokee min­kään­laista häi­riötä tapah­tu­mansa aikana, voi hän ottaa yhteyttä Val­kean var­tioin­tiin. Puhe­lin­nu­mero löy­tyy tapah­tu­man tilan­käyt­tö­so­pi­muk­sesta.
• Mikäli tapah­tu­man jär­jes­täjä tar­vit­see tapah­tu­maansa var­ten tur­val­li­suus­pal­ve­luita, tulee hänen pyy­tää tar­jous halua­mal­taan tur­val­li­suus­toi­mi­jalta.