Tapahtuman ja promootion järjestäjälle

 

1. Tervetuloa Kesäkadulle

Valkean Kesäkatu on katettu ja lämmitetty noin 70 metriä pitkä osuus Isokatua. Kesäkatu yhdistää Oulun neljä keskeisintä korttelia ja lähes 60 toimijaa saman katon alle. Kesäkatu on avoinna ympäri vuorokauden ja kävijöitä on keskimäärin 15 000 päivässä.

Kesäkadulla sijaitsee Valkean tapahtumapaikka, Kesäkadun esiintymislava. Kesäkatu on ihanteellinen tila monenlaisten tapahtumien ja promootioiden järjestämiseen, sillä oululaisten olohuoneenakin tunnetulla kadun pätkällä on yleisö valmiiksi paikalla.

Yleishyödylliset, kaupunkilaisten iloksi ja hyödyksi järjestettävät, tapahtumat ovat tervetulleita Kesäkadulle ilman normaalisti perittäviä paikkavuokria, kun Kesäkadun tapahtumakalenterissa on tilaa. Kaupallisisten toimijoiden promootioista peritään hinnaston mukainen maksu.

Oulun kaupungin kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti Kauppakeskus Valkea koordinoi Kesäkadun tapahtumia ja voi vuokrata siltä tilaa kolmannen osapuolen käyttöön.

Kaikista tapahtumista ja tempauksista on kuitenkin sovittava etukäteen Kauppakeskus Valkean tapahtumaorganisaation kanssa. Jokaisesta tapahtumasta tehdään erillinen tilankäyttösopimus.

2. Esiintymis- ja proomotiopaikat Valkeassa

Promootio- ja tapahtumakäyttöön tarkoitettuja paikkoja löytyy sekä Kesäkadulta että kauppakäytäviltä.

 

Hinnasto kaupallisille toimijoille

• Kesäkadun esiintymislava (paikka 1) 4 x 6 m ma–to 900 € /pvä, pe–su 1200 € /pvä
• Kesäkadun spottipaikat (paikat 2-4) 2 x 2m, ma–to 300 €/pvä, pe–su 400 € /pvä
• Kauppakäytävä: Valoaukon pääty 1 krs 2 x 2 m, 400 €/pvä, pe–su 500 € /pvä
• Kauppakäytävä: Valoaukon pääty 2 krs 1,8 x 2 m, 400 € / pvä, pe–su 500 € /pvä

Huom. Yleishyödyllisistä, ei-kaupallisista tapahtumista emme peri vuokraa.

3. Kesäkadun tekniikka ja kalusteet

Tapahtumaa varten varattavissa olevat kalusteet, jotka varataan sopimuksen teon yhteydessä:

• 10 kpl taittopöytä, valkoinen 80x120x73
• 2 kpl tuoli, valkoinen (selkänojallinen, käsinojaton)
• Kesäkadun lavan yläpuolella olevan LED-näytön käyttö tapahtuman yhteydessä on sovittava aina erikseen. LED-näytöllä on mahdollista näyttää esimerkiksi diaesitys. Tapahtumajärjestäjällä on oltava oma tietokone mukana tätä varten. Esitysmateriaali voi olla yksi kuva tai esimerkiksi powerpoint-esitys, joka heijastetaan LED-näytölle.
• Näyttötekniikka on hyvä testata paikan päällä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Sovi testausaika erikseen Valkean yhteyshenkilön kanssa (yhteystiedot löytyy alhaalta).

Äänentoisto tapahtuman aikana

Kesäkadun lavalla on käytössä kiinteä äänentoisto, jota ohjataan tabletilla.

Langattomat mikrofonit 1-4, maksimissaan voi käyttää neljää mikrofonia kerrallaan. Valkean mikit:

• 4 kpl langattomia kapulamikkejä (AKG-HT470)
• 4 kpl headset-mikkejä
• yksi nappimikrofoni
• 4 kpl mikrofoniständejä

Kesäkadun lavan takana t0lpassa olevat äänentoiston liittimet

• CH5-6: Kun halutaan soittaa taustamusiikkia puhelimelta/tabletilta. Kytkentä tapahtuu RCA-kaapelilla.
• MIC1-2: Mikäli esiintyjällä on omat johdolliset mikrofonit, voidaan ne kytkeä lavana takana olevan pylvään XLR-pistokkeisiin ja säätää tabletilla linjoille.
• LINE IN: Mikäli tapahtumajärjestäjällä on oma äänipöytä/mikseri mukana, voidaan se yhdistää lavan kaiuttimiin ja Kesäkadun äänentoistoon.
• AUX1-3: Kun lavalla halutaan kytkeä kaksi erillistä kaiutinta esiintyjälle. Lavan takana pylväässä oleviin AUX1-AUX3 pistokkeisiin kaiuttimet kytketään XLR –kaapelilla.
• Valkeasta löytyy 2 erillistä aktiivikaiutinta, jotka voidaan kytkeä näihin.
• SUB OUT: Valkean oma aktiivisubbari voidaan kytkeä tarvittaessa tähän XLR-kaapelilla.
• Tolpasta löytyy myös voimavirtapistoke sekä pistokkeet lavasähkölle.

Valkean vartiointihenkilöstö auttaa äänentoistoasioissa paikan päällä.

4. Yleistä vuokrattavasta alueesta

Kauppakeskus Valkea odottaa promootiotoimijoilta tapahtuman huolellista suunnittelua sekä toteutusta siten, että se sopii Valkean profiiliin.

Yli vuorokauden mittaisissa promootioissa tulee ottaa huomioon, että Kesäkatu on avoinna  24h vuorokaudessa. Tässä tapauksessa proomotiopiste tulee purkaa yön ajaksi pois, ellei toisin sovittu.

Roll-up-mainokset ja julistständit ovat sallittuja promootiopaikoilla. Flyereiden ja esitteiden jako on sallittua, mutta se tulee tapahtua vuokratulla alueella. Julisteita ei saa kiinnittää Valkean seinä-, ikkuna- tai ovipintoihin.

Kauppakeskus Valkea ei salli epäeettisiä, kilpailevia tai aggressiivisia myyntipromootioita tiloissaan.

Mikäli haluatte järjestää tapahtumassanne tarjoilua, tulee se tilata Kauppakeskus Valkean ravintolatoimijoilta.

Kesäkadulla ei saa valmistaa eikä lämmittää ruokaa tai juomaa.

Jokaisesta tapahtumasta tehdään erillinen tilankäyttösopimus Kauppakeskus Valkean ja tapahtuman järjestäjän välillä.

5. Ennen tapahtumaa

Yhteydenotto

Ota yhteys Valkeaan ja kerro tapahtumasi idea ja ajankohta.

YLEISHYÖDYLLISET TAPAHTUMAT

Kuorot, harrasteryhmät, taiteilijat, seurat, yhdistykset yms.

Ota yhteyttä lomakkeella. Vastaamme sinulle useimmiten 1-2 arkipäivän sisällä.

KAUPALLISET TAPAHTUMAT

Promopaikat, myyntipaikat yms.

Ota yhteyttä tällä lomakkeella. Vastaamme sinulle useimmiten 1-2 arkipäivän sisällä.

Sopimuksen tekeminen

Saat sopimuspohjan allekirjoitettavaksi ennen promootion alkua. Sopimus tulee täyttää ja lähettää Kauppakeskus Valkealle ennen tapahtumapäivää.

Sopimuksen yhteydessä määritellään ja varataan tapahtuman kaluste- ja äänentoistotarpeet.

Tapahtumamarkkinointi

Valkea markkinoi mielenkiintoiseksi arvioimiaan tapahtumia Kesäkadun tapahtumia omille yleisöilleen:

• Nettisivuilla (kauppakeskusvalkea.fi/tapahtumat)
• MunOulu-tapahtumakalenterissa (munoulu.fi)
• Somekanavissaan Facebookissa ja Instagramissa

Lähetä sopimuksen yhteydessä:

• Lyhyt kuvaus tapahtuman järjestäjästä sekä itse tapahtumastanne
• Kuvamateriaalia koossa 1920x108o px JPG

Tägää somessa:

@kauppakeskusvalkea #kauppakeskusvalkea #kesäkatu #oulu #visitoulu

6. Saapuminen Valkeaan ja Kesäkadulle

Kauppakeskus Valkean osoite:
Isokatu 22–25, 90100 Oulu

Kun saavutte tapahtumapaikalle, ilmoittakaa tulostanne aina Valkean vartioinnille. Vartioinnin puhelinnumeroa ei saa luovuttaa ulkopuolisille, saatte sen käyttöönne tilankäyttösopimuksen täyttämisen yhteydessä. Valkean vartiointihenkilöstö auttaa myös äänentoistoasioissa paikan päällä.

Tavaraliikenne:

Mikäli promootion kalusteita on vähän, voi kalusteet tuoda sisään kantaen Kesäkadun päätyovista. Päätyovien tuulikaapeista EI SAA kuljettaa lavoja tai muita rullaten kuljetettavia kuormia.

Suurempi tavaraliikenne Kauppakeskus Valkean huoltoluolan kautta:
Toimitusosoite Uusikatu 21 A

Ajoneuvon maksimimitat: pituus 12 m, korkeus 4,2 m (L1-L6 laiturit)

Toimitukset vain ennakkoon sovittuina aikoina sovituilta lastauslaitureilta (kauppakeskusassistentti Maria Moilanen p. 044 4050 759)

Huoltoluolassa ei saa pysäköidä, eikä säilyttää mitään! Pysäköinti: Suosittelemme omakustanteista pysäköimistä, joko Kivisydämessä tai Valkean parkkihallissa, joista suora hissiyhteys Kesäkadulle.

7. Turvallisuus

Kauppakeskus Valkea on 24h vuorokaudessa vartioitu alue. Valkean vartiointi (Securitas Oy) huolehtii kauppakeskuksen asiakkaiden ja työntekijöiden turvallisuudesta.

Mikäli tapahtuman järjestäjä kokee minkäänlaista häiriötä tapahtumansa aikana, voi hän ottaa yhteyttä Valkean vartiointiin. Puhelinnumero löytyy tapahtuman tilankäyttösopimuksesta.

Mikäli tapahtuman järjestäjä tarvitsee tapahtumaansa varten turvallisuuspalveluita, tulee hänen pyytää tarjous haluamaltaan turvallisuustoimijalta.

8. Tapahtuman järjestäjän vastuut

Kesäkadulle on kaikissa tapauksissa jätettävä neljä metriä leveä tila läpikululle. Ilman erityistä lupaa tämä tila on jätettävä Kesäkadun keskellä kulkevan kadun keskikohtaa merkkaavan katkoviivan molemmin puolin.

Kesäkadulla sijaitsevien liiketilojen näyteikkunoita tai valomainoksia ei saa peittää esimerkiksi korkeilla seinärakennelmilla, sermeillä tai roll-upeilla.

Kesäkadulle ei saa jättää mitään tavaraa yön yli. Jos tapahtuman kesto on yhtä päivää pidempi, on tapahtuman kalusteet purettava ja vietävä pois yön ajaksi ja rakennettava aamulla uudelleen.

Kauppakeskuksen sisääntulo- ja kulkuväylät on pidettävä kaikkina aikoina avoimina.

Liikkeiden sisääntuloja ei saa tukkia.

Kesäkadulla flyereitten jako on sallittu vain merkityiltä tapahtumapaikoilta. Flyereiden jako sisäänkäyntien läheisyydessä on ehdottomasti kielletty.

Tapahtuman järjestäjä on vastuussa tapahtumapaikan siisteydestä. Kauppakeskus Valkea on tarvittaessa oikeutettu laskuttamaan mahdollisesta lisäsiivouksesta.

Tapahtuman järjestäjä on vastuussa Valkealta lainaamastaan kalustosta. Valkealla on oikeus periä tapahtumanjärjestältä korvaus kadotetusta tai rikotusta tavarasta, jos se on johtunut huolimattomuudesta.

Tapahtuman järjestäjän vastuulla on toimia niin, ettei kauppakeskukselle, kauppakeskuksen asiakkaille tai muille toimijoille aiheudu tapahtumasta haittaa tai häiriötä.

Tapahtuman järjestäjän vastuulla on toimia niin, ettei kauppakeskukselle, kauppakeskuksen asiakkaille tai muille toimijoille aiheudu tapahtumasta minkäänlaista turvallisuusriskiä.

Tapahtuman järjestäjä vastaa itse tapahtuman mahdollisesta vakuuttamisesta.

Mikäli tapahtumassa käytetään elävää musiikkia, tulee tapahtuman järjestäjän itse huolehtia ilmoitus ja maksu Teostolle / Gramexille.

9. Mainonta Valkeassa

Valkeasta löytyy kattava mediapintaverkosto ja äänimainontajärjestelmä, joihin on mahdollista ostaa mainostilaa.

Medianäyttöpinnoista voit kysyä lisätietoja sekä tarjouksen yhteistyökumppaniltamme Clear Channelilta: sales@clearchannel.fi

Äänimainonnan osalta voit kysyä lisätietoja sekä tarjouksen MallVoicelta: paivi.joenoksa@mallvoice.com.

10. Yhteystiedot

Promootiopaikkavuokraus sekä tapahtumien käytännön asiat:
Kauppakeskusassistentti Maria Moilanen
maria.moilanen(miukumauku)sok.fi
044 405 0759

Yleishyödylliset tapahtumat ja tapahtumayhteistyöt:
Markkinointi- ja tapahtumapäällikkö
Johanna Kylli
johanna.kylli(miukumauku)sok.fi
044 788 5902